Otimizar o Setor de Compras da Sua Empresa: O Guia Definitivo

Descubra como otimizar o Setor de Compras da sua empresa e preparar os compradores para economizar seu dinheiro. O setor de compras desempenha um papel estratégico no sucesso e crescimento das empresas, integrando produção, manutenção e logística com o objetivo primordial de assegurar o fornecimento dos materiais necessários às atividades empresariais e otimizar custos.

Este departamento é fundamental para toda organização, independentemente do tamanho ou setor. E portanto, sendo responsável por fornecer todos os recursos e materiais necessários, ao mesmo tempo que mantém um controle eficaz do inventário e constrói relações benéficas com os fornecedores.

Os desafios e estratégias para otimizar o setor de compras são muitos, desde o planejamento e organização interna até a adaptação às mudanças de mercado. Utilizando ferramentas como sistemas ERP e focando em capacitação profissional, as empresas podem transformar suas áreas de compras. E da mesma forma, reduz custos e aumenta as margens de lucro, através de um processo de compras bem estruturado e gerenciado.

Este artigo abordará as melhores práticas e estratégias essenciais para otimizar o departamento de compras e fortalecer a cadeia de suprimentos do seu negócio.

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Entendendo a Função Estratégica do Setor de Compras

O setor de compras integra-se a outras áreas da empresa, como os departamentos comercial e de gestão de estoque. Uma comunicação eficiente entre esses setores é crucial para a eficiência e tomada de decisões.

Alinhamento com objetivos estratégicos:

O setor de compras deve alinhar seus objetivos com as metas estratégicas globais da empresa. Isso no entanto, garante que as aquisições estejam em sintonia com a visão do negócio.

• Aquisição estratégica: A gestão de compras é estratégica sobretudo, para o sucesso do negócio, envolvendo a aquisição de insumos, materiais, bens e serviços. E todos são necessários para a operação da empresa.

Evolução do papel do profissional de compras:

De “tomadores de pedidos” a pensadores estratégicos:	O papel do profissional de compras evoluiu significativamente, e agora eles são considerados peças-chave na estratégia de negócios.
Tecnologia como aliada:	O uso de tecnologias como IA, ML e RPA automatiza processos manuais e fornece dados para uma melhor tomada de decisão.
Gestão cultural e de pessoas:	Para uma transformação digital bem-sucedida, as empresas devem priorizar questões de gestão cultural e de pessoas, incentivando a inovação e a flexibilidade.

Sustentabilidade e lucratividade:

Análise avançada e habilidades interpessoais:

1	Analytics e IA:	CPOs líderes estão utilizando análises avançadas e IA para prever demandas, identificar oportunidades e mitigar riscos na cadeia de suprimentos.
2	Habilidades interpessoais:	Habilidades como negociação, comunicação e tomada de decisão tornaram-se cruciais para os profissionais de compras.
3	Modelo de liderança colaborativa:	O modelo tradicional de liderança mudou para uma abordagem colaborativa, com decisões tomadas com a participação da equipe.

Estratégias e avaliações no setor de compras:

• Seleção e contratação de fornecedores: A função estratégica do setor de compras inclui a seleção de fornecedores, considerando preço, qualidade e prazos de entrega. E do mesmo modo, considara também as formas de pagamento e questões de riscos e compliance.
• Avaliação de desempenho: A análise do desempenho das compras é crucial para a performance da empresa, incluindo retorno do investimento e aderência às regras de compliance.
• Alinhamento com objetivos do negócio: A análise das requisições de compra garante que estas estejam alinhadas com os objetivos do negócio e o orçamento disponível.

KPIs e redução de custos:

Definição de KPIs. A definição de KPIs em compras, como Savings e índice de satisfação dos clientes, é fundamental para medir o progresso e identificar problemas.

Impacto nos lucros. A redução de custos de aquisição de materiais é uma estratégia que pode aumentar significativamente o lucro líquido da empresa.

O papel estratégico do setor de compras

1) Funções multifacetadas. O setor de compras é responsável por adquirir bens e serviços necessários para a operação e produção da empresa. E ao mesmo tempo, exercendo funções como redução de custos, gestão de riscos, controle de qualidade e manutenção de relações com fornecedores.

2) Vantagem competitiva. Empresas que consideram o setor de compras como uma função estratégica alcançam 15% mais reduções de custos do que aquelas que não o consideram.

3) Transformação digital. A modernização do setor de compras, incluindo a implementação de sistemas de e-procurement e o uso de análise de dados. Portanto, essa transformação é crucial para a transformação digital das empresas.

Visão estratégica integrada:

Valor agregado ao negócio. A função de compras é cada vez mais vista como uma área estratégica que adiciona valor ao negócio. Além disso, auxilia na definição das necessidades da empresa, na localização dos melhores fornecedores e na garantia de preços e qualidade atraentes.

Integração com outros departamentos. A reestruturação dos processos de compras para integrá-los com outros departamentos é essencial para sincronizar o processo de compras com as necessidades dos clientes internos e externos.

Interação e escolha do fornecedor:

Interdisciplinaridade. A função de compras interage com quase todas as áreas do conhecimento relacionadas ao projeto. Por exemplo: escopo, custo, prazo, integração, qualidade, RH, riscos, partes interessadas e comunicação.

Critérios de seleção. A escolha do fornecedor é crítica e deve avaliar aspectos como capacidade técnica, financeira, histórico de desempenho, e questões jurídicas e contábeis.

Compras no ciclo de vida dos projetos:

Processos de início ao encerramento: a função de compras é fundamental no ciclo de vida dos projetos, envolvendo processos desde o início ao encerramento. Tudo isso, seguindo as melhores práticas de gerenciamento de projetos do PMI.

Transformação estratégica: a função de compras nas empresas está passando por uma transformação estratégica. E portanto, deixando de ser vista apenas como uma função operacional para se tornar estratégica para os negócios.

A importância do setor de compras para o negócio

Responsabilidade do Departamento de Compras:

O departamento de compras é encarregado de suprir a empresa com itens necessários, desde o básico, como café, até ativos sofisticados, como impressoras industriais. Tudo isso, desempenhando um papel vital no fornecimento contínuo de materiais essenciais para a produção e operações da empresa.

Impacto na Rentabilidade e Eficiência:

Um processo de compras bem gerido pode levar a um aumento significativo na rentabilidade do negócio. Isso no entanto, permite melhorar o controle orçamentário, decisões de investimento mais acertadas, confiabilidade dos fornecedores e maior poder de negociação.

Através de negociações eficazes, o departamento pode alcançar economia e eficiência, negociando preços mais baixos com fornecedores e gerenciando despesas de forma efetiva. Isso no entanto, pode resultar em uma redução de custos significativa e melhoria da qualidade do produto ou serviço.

Gestão Estratégica e Relacionamento com Fornecedores:

O setor de compras deve focar na construção de parcerias com fornecedores, em vez de buscar apenas o menor preço. Do mesmo modo, pode contribuir para uma vantagem competitiva da empresa e para a melhoria das relações com os fornecedores.

O departamento de compras tem a responsabilidade de manter o estoque de suprimentos da empresa, organizando as solicitações de compra por prioridade. E da mesma forma, negociando com fornecedores pelas melhores condições e preços, garantindo a confiabilidade nas entregas. E também nas condições de pagamento, o que pode beneficiar o negócio em diversos aspectos.

A gestão eficaz das compras é crucial para a eficiência dos processos organizacionais e para os resultados de um negócio. Sendo assim, essencial para garantir o fornecimento dos materiais, produtos e serviços necessários.

Planejamento e Organização Interna

Planejamento e Organização Interna: O planejamento é um pilar fundamental para otimizar o setor de compras, envolvendo a relação com fornecedores e a automação como fatores-chave.

O planejamento de compras, é essencial para o sucesso de qualquer negócio. E particularmente no setor de varejo, deve ser baseado na análise de dados reais de histórico de vendas e tendências. E portanto, não pode ser baseado em suposições, para determinar a frequência de reposição.

Levantamento de Demandas Internas: É crucial identificar as necessidades internas para entender o ciclo de vida dos produtos e planejar melhor. Essa estratégia reduz sobretudo, o excesso de estoque de itens que podem perder valor rapidamente.

Definição da Frequência Ideal de Aquisições. Organizar o estoque com base na frequência de vendas, garantindo mais estoque para itens de alta demanda e definindo a frequência ideal de compra. Isso assegura a disponibilidade de estoque e uma reserva de segurança.

Orçamento Mensal: Estabelecer um orçamento mensal para compras permite um melhor controle financeiro e possibilita a realocação rápida de recursos.

Seleção e Monitoramento de Fornecedores: Selecionar fornecedores confiáveis para entregas pontuais é essencial para estabelecer parcerias duradouras e benéficas. O monitoramento regular dos níveis de estoque ajuda a antecipar escassezes e evitar rupturas de estoque.

Metas e Avaliação de Desempenho: Definir metas para cada setor e avaliar o desempenho é importante para garantir que os fornecedores atendam às expectativas e que o plano de compras seja eficaz.

Automatização de Processos: Implementar um sistema para automatizar processos e centralizar dados facilita o planejamento estratégico e a tomada de decisões baseadas em dados.

Erros Comuns e Benefícios

Evitar erros comuns, como compras em quantidades inadequadas, falta de controle de inventário e seleção de fornecedores não qualificados, podem encher seu estoque. Além disso o excesso de burocracia nos processos de aprovação e negligência de indicadores de desempenho, Deixam a margem excessiva. Portanto, a negociação de custos adequada e a correção em utilizar tecnologia, é fundamental para o sucesso do planejamento de compras.

Os benefícios de um planejamento eficaz incluem redução de custos operacionais, melhoria na gestão de inventário, melhor atendimento ao cliente e aumento das vendas.

Ao adotar sistemas e softwares especializados, simplifica-se os processos e facilita-se a tomada de decisões baseadas em dados. Isso otimizar o processo de compras e proporcionando mais informações sobre as aquisições, eliminando gargalos.

Um bom plano de compras deve incluir pesquisas de demanda de inventário, definição de frequências de compra e a determinação do que e quanto comprar. Da mesma forma inclui: orçamento, comparação de preços, realização de compras, verificação das entregas e inserção de dados no sistema de gestão de inventário.

Tecnologias e Ferramentas para Otimização

1. Automação e Integração de Processos:
   • A automação de postagens de faturas e entrada de arquivos XML minimiza erros e reduz consequências negativas.
   • Enquanto isso, as ferramentas que calculam automaticamente preços de venda podem diminuir custos.
   • A digitalização deve integrar todo o processo de compras para automação, processamento de dados e previsão de riscos.
2. Investimento em Aprendizado de Máquina:
   • O investimento em Machine Learning aumenta a produtividade, reduz o tempo gasto, melhora a comunicação e dá suporte a outros departamentos.
   • Isso torna essencial para a evolução e estratégia dos sistemas de controle.
3. Postura Colaborativa e Consciência Ambiental:
   • A postura colaborativa entre empresas une capacidades e competências para um desempenho superior.
   • Além disso, a consciência ambiental e a adoção da economia circular são fundamentais para a responsabilidade com o meio ambiente e práticas sustentáveis.

Tecnologias Emergentes e Gestão de Fornecedores:

Internet das Coisas (IoT). O IoT possibilita a conexão e comunicação em tempo real entre dispositivos e sensores. Isso facilita a coleta de dados para monitoramento e visibilidade das cadeias de suprimentos. Além disso, otimiza o planejamento, a logística e a previsão de demanda através do rastreamento de localização, status e condição.

Inteligência Artificial (AI) e Machine Learning. Estas tecnologias analisam grandes volumes de dados, identificam padrões e preveem demandas. E da mesma forma, otimizar as rotas de transporte, melhoram a previsibilidade da cadeia de suprimentos e auxiliam na tomada de decisões informadas.

Blockchain: Oferece maior transparência e segurança nas transações e registros. Isso possibilita a criação de registros imutáveis e descentralizados para melhor rastreabilidade de produtos, autenticidade e gestão de contratos/pagamentos.

Sistemas de Gestão e Ferramentas Especializadas:

Sistemas de Gerenciamento de Transporte (TMS) e de Armazém (WMS). Facilitam a gestão eficiente e coordenada de transporte e armazém. Este sistema fornece informações em tempo real sobre inventário, movimentação de produtos, agendamento, rastreamento de veículos e otimização de rotas.

Computação em Nuvem. Permite o armazenamento e acesso a dados, aplicações e recursos computacionais via internet. Estes recursos oferecem flexibilidade, colaboração, segurança e análises avançadas para otimização da cadeia de suprimentos.

Plataformas Integradas e Sistemas de Gestão: Facilitam a automação, o rastreamento de pedidos, a análise de dados e melhoram a tomada de decisão baseada em dados.

Gestão de Relacionamento com Fornecedores

• Definição de Métricas e Formação de Equipe. Para garantir eficiência no setor de compras, é importante definir métricas e criar uma equipe de alto desempenho com habilidades essenciais como negociação e proatividade. E da mesma forma, manter um bom relacionamento com fornecedores.
• Relacionamento Prioritário com Fornecedores. O relacionamento com fornecedores deve ser priorizado. E a escolha destes deve ocorrer em paralelo com a identificação das necessidades do negócio, visando sempre assegurar uma relação baseada na confiança.
• Gestão Eficiente de Compras: A gestão eficiente das compras pode levar à redução de custos, aumento da competitividade e melhoria nas relações com fornecedores.

Entendendo o Consumo e Organizando as Necessidades:

Compreender o consumo da empresa e organizar as necessidades são passos essenciais para uma gestão de compras eficiente.

A gestão de inventário adequada previne a perda de vendas, reduz custos de armazenagem e auxilia na negociação de preços e prazos com fornecedores.

Relacionamentos saudáveis com fornecedores são cruciais para estabelecer parcerias benéficas e minimizar riscos, especialmente no setor de TI.

Seleção e Relacionamento com Fornecedores:

Critérios de Seleção: ao selecionar fornecedores, deve-se considerar propósitos alinhados, missão, visão, valores, qualidade do serviço e disponibilidade do produto. Assim como: agilidade na entrega, flexibilidade, preço justo, experiência, certificações, aderência aos padrões de segurança, tecnologias apropriadas, confidencialidade e localização.

Evolução da Relação: A relação com os fornecedores evoluiu para uma confiança mútua, onde os fornecedores participam do desenvolvimento de projetos e contribuem para a qualidade.

Manutenção de um Bom Relacionamento: É essencial para a vantagem competitiva e a saúde financeira do negócio.

Estratégias para Parcerias Positivas: Trabalhar com objetivos de longo prazo e alinhar objetivos são estratégias para manter uma parceria positiva.

Gerenciamento de Relacionamento com Fornecedores (SRM): É estratégico para reduzir custos, obter melhores preços e prazos, e criar um ambiente de trabalho saudável.

Benefícios do SRM: Incluem a redução de impactos negativos em produtos e processos, definição de metas inovadoras e segurança no cumprimento de prazos com clientes.

Dicas para Gestão de Relacionamento com Fornecedores:

1. Fortalecer o contato e compartilhar ideais.
2. Alinhar objetivos e entender as fases do relacionamento.
3. Utilizar tecnologia e avaliar periodicamente os fornecedores.
4. Analisar e planejar melhorias, adotando benchmarking.
5. Gerenciar cotações e avaliar cuidadosamente antes de se comprometer com um fornecedor exclusivo.

KPIs Importantes para Monitoramento:

Tempo de entrega, nível de entrega, economia, evolução de preços, tempo médio de resposta e índice de bugs são KPIs importantes para o monitoramento do desempenho dos fornecedores.

Construindo Relacionamentos Fortes:

Comunicação eficaz, construção de parcerias, transparência, priorização da qualidade, alinhamento de processos, negociação de condições e monitoramento de desempenho. E do mesmo modo, a manutenção de múltiplos fornecedores, flexibilidade e uso de tecnologia são formas de construir relacionamentos fortes com fornecedores.

1. Fortalecer relações com fornecedores pode levar a um aumento na qualidade do produto/serviço, redução de riscos, diminuição de custos e melhoria da produtividade.
2. Um bom relacionamento com fornecedores pode prevenir interrupções, bens de qualidade inferior e problemas com a entrega para clientes finais.
3. Redução de custos, mitigação de riscos, aumento da produtividade e melhoria na qualidade das soluções são benefícios da gestão de relacionamentos com fornecedores.

Vantagens estratégicas da gestão de relacionamentos com fornecedores incluem vantagem competitiva e gerenciamento de riscos.

Estratégias para a gestão de relacionamentos com fornecedores incluem: realizar um processo de avaliação de fornecedores completo. E ao mesmo tempo, comunicar claramente as expectativas, estabelecer comunicação aberta e honesta. E da mesma forma, manter flexibilidade nas negociações e otimizar os aspectos burocráticos da parceria. Tudo isso, usando tecnologia, como um sistema de Gerenciamento de Relacionamento com Fornecedores (SRM).

Gerenciamento de Relacionamento com Fornecedores (SRM):

O SRM é um conceito usado na gestão da cadeia de suprimentos e nas compras para otimizar a eficiência e criar valor para todos os stakeholders.

O objetivo principal do SRM é construir relacionamentos mutuamente benéficos com fornecedores. E ao mesmo tempo, levando a uma maior eficiência, redução de custos, desempenho otimizado da cadeia de suprimentos, eficiência administrativa aprimorada e integração eficiente.

O processo de SRM inclui segmentação e classificação, desenvolvimento de estratégia de fornecedores, execução da estratégia de fornecedores e avaliação, medição e feedback.

Dicas para fortalecer relacionamentos com fornecedores incluem: manter transparência, cumprir prazos acordados, melhorar a comunicação, alinhar objetivos e encontrar parceiros com uma cultura similar. E do mesmo modo, negociar condições seguras, priorizar qualidade, estabelecer uma relação ganha-ganha, determinar indicadores de desempenho e aproveitar a tecnologia.

Investir em relações de longo prazo com fornecedores é essencial para garantir o melhor alinhamento dos processos da cadeia de suprimentos.

Monitoramento e Controle de Estoque

Monitoramento Contínuo de Materiais:

A precisão da informação é vital para a gestão eficaz de compras, sendo essencial o monitoramento contínuo do fluxo de materiais para que as compras sejam realizadas apenas quando necessário.

O monitoramento efetivo permite identificar a baixa disponibilidade de um item no inventário, momento em que se pode proceder com novas aquisições.

Objetivos da Gestão de Inventário:

• Maximizar o nível de serviço ao cliente, garantindo a disponibilidade de produtos.
• Reduzir os custos totais, evitando desperdícios e gastos desnecessários com armazenagem.
• Otimizar a eficiência operacional, alinhando o inventário com a demanda de produção e vendas.

Manutenção do Inventário:

A manutenção de um inventário adequado é crucial para a continuidade das atividades empresariais e satisfação do cliente, impactando diretamente nos resultados financeiros e servindo como vantagem competitiva.

Tipos de inventário incluem: estoque de antecipação, consignado, cíclico, inativo, dropshipping, estoque de segurança e contingência.

Métodos de Gestão de Inventário:

• Custo Específico: Avaliação do custo de itens específicos no inventário.
• Curva ABC: Classificação de itens de acordo com sua importância e valor.
• PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): Prioriza a saída de produtos mais antigos.
• UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair): Prioriza a saída dos produtos mais recentes.
• Custo Médio: Determina o custo médio dos produtos em estoque.
• Custo a Preço de Venda a Varejo: Avaliação baseada no preço de venda dos itens.

Práticas Recomendadas para Gestão de Inventário:

• Registrar entradas e saídas de produtos para acompanhar o fluxo de inventário.
• Monitorar a rotatividade de produtos para prever necessidades futuras.
• Evitar a escassez ou o excesso de estoque, o que pode levar a perdas financeiras.
• Realizar auditorias regulares de inventário para assegurar precisão nos registros
• Utilizar codificação padronizada de itens para facilitar o rastreamento e a gestão.
• Integrar a gestão de inventário com outras áreas da empresa para uma visão holística do negócio.
• Empregar tecnologia para automação e análise de dados, melhorando a precisão e a eficiência.

Importância do Controle de Inventário:

Controlar eficientemente o inventário é essencial para a operação de negócios e redução de custos. Pois um inventário bem gerido evita a imobilização de capital em estoque excessivo e minimiza perdas por obsolescência ou danos.

Capacitação da Equipe de Compras

Benefícios da Capacitação: investir na capacitação da equipe de compras traz benefícios diretos para a empresa, como a satisfação aprimorada de clientes internos e externos. Além disso, traz redução de custos operacionais e o aumento da receita.

Com um treinamento eficaz, os membros da equipe estão melhor preparados para lidar com diversos cenários e adotar práticas atualizadas. Isso no entanto, pode modernizar os processos internos, aprimorando a tomada de decisões e aumentando a adaptabilidade a novos contextos.

Cursos e materiais de apoio:

• Análise de Gastos e TCO. Focados em ensinar a analisar custos detalhadamente e entender o custo total de propriedade dos bens e serviços.
• Negociação Estratégica e Gerenciamento de Categoria. São cursos que preparam os profissionais para uma negociação eficaz e para gerir categorias de compras estrategicamente. Além disso, inclui a gestão de relações com fornecedores e a definição de KPIs e SLAs.
• Material de Apoio e Exercícios Práticos. Para reforçar o aprendizado, os cursos incluem materiais de apoio e exercícios baseados em casos reais.

Treinamentos Especializados:

Gerenciamento de Compras e Negociação com Fornecedores:

Este curso é voltado para técnicas de compras novas e atuais, ensinando uma maneira estruturada de aplicar e desenvolver políticas de compras mais eficazes e eficientes. E ao mesmo tempo, abrangendo desde atividades e objetivos do setor de compras até processos de decisão e técnicas de negociação.

Treinamentos Customizados da Level Group:

Oferecem treinamentos in-company personalizados, abordando temas como Marketing Analítico, Reestruturação da Cadeia de Suprimentos, Sourcing e Strategic Sourcing, Sustentabilidade, Avaliação de Gastos, entre outros.

O Jogo das Compras:

Uma simulação contextualizada que desenvolve habilidades e competências para o sourcing estratégico. Tudo isso, focando em gestão de riscos, tomada de decisão, planejamento estratégico, gestão da informação, alianças, gestão de recursos, negociação e execução.

Gerenciamento Estratégico de Categoria:

Treinamento que visa minimizar riscos de suprimento e maximizar a eficiência das compras.

Os programas de capacitação são essenciais para assegurar que a equipe de compras esteja alinhada com as melhores práticas e tendências do mercado. Garantindo assim, um retorno sobre o investimento em treinamento e um impacto positivo duradouro na organização.

Análise de Indicadores Chave de Desempenho (KPIs)

Monitoramento de KPIs: Acompanhar os Indicadores Chave de Desempenho é vital para assegurar que as ações do departamento de compras estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa. E ao mesmo tempo, promovendo a integração entre os setores e identificando as principais demandas e prioridades do negócio.

• Eficiência e Eficácia: KPIs são essenciais para medir a eficiência e eficácia dos processos de compras e auxiliando na redução de custos. E do mesmo modo, maximização de lucros e geração de valor para a companhia.
• Evolução Estratégica: As compras evoluíram de funções transacionais para atividades estratégicas que impactam as relações com fornecedores, satisfação do cliente e receita.

KPIs Vitais para o Setor de Compras:

• Número de Fornecedores: Ajuda a reduzir a vulnerabilidade a interrupções na cadeia de suprimentos.
• Diversidade de Fornecedores: Reduz riscos e oferece mais oportunidades para economia de custos.
• Entrega Pontual: Essencial para cumprir SLAs e expectativas dos clientes.
• Conformidade com Contratos: Auxilia na prevenção de penalidades por não conformidade e garante melhores relações com fornecedores.
• Disponibilidade de Fornecedores: Assegura que as operações de negócios funcionem sem problemas durante emergências.
• Taxa de Defeitos: Indica produtos e serviços de melhor qualidade.
• Taxa de Rejeição: Pode indicar problemas nos processos de controle de qualidade do fornecedor.
• Tempo de Chumbo: Deve ser o mais curto possível para reduzir o tempo de comercialização e melhorar a satisfação do cliente.
• Competitividade de Preços: Auxilia na negociação de melhores acordos e redução de custos.

Implementação e Análise de KPIs:

A análise contínua e a melhoria dos KPIs são fundamentais para garantir uma melhoria contínua nos processos de compras. E do mesmo modo, alinhando-se com os padrões de qualidade estabelecidos pela política da empresa e maximizando o lucro e a eficiência.

1	Custo Médio de Processamento:	Calcula o tempo total gasto pelo número de tarefas e funcionários envolvidos.
2	Ordens de Compra Processadas Eletronicamente:	Mede o progresso da transformação digital.
3	Capacidade do Fornecedor:	Mede o número de pedidos preenchidos correta e completamente pelo fornecedor.
4	Taxa de Conformidade do Fornecedor:	Fornece informações sobre como um fornecedor cumpre com os prazos acordados.
5	Prevenção e Redução de Custos:	Monitora “economias leves” e compara custos atuais com os anteriores.
6	ROI Total de Aquisição:	Gera um retorno saudável para manter o crescimento do negócio.
7	Curva ABC:	Segrega o inventário em três categorias com base na receita e medidas de controle.
8	Satisfação do Cliente:	Revela a qualidade do relacionamento de um cliente com a marca.
9	Frequência de Atualização dos KPIs:	Idealmente no início do ano para refletir mudanças e metas.
10	Ferramenta de Qualificação de Fornecedores da Linkana:	Coleta dados vitais para identificar fornecedores saudáveis e mitigar riscos de forma eficiente e rápida.

Adaptação às Mudanças de Mercado

• Manter-se atualizado sobre novos requisitos e tendências do mercado é crucial para aumentar os indicadores de negócios e ganhar promotores.
• Ignorar as principais mudanças pode resultar em perda de competitividade no mercado.

Melhores práticas de negociação com fornecedores

Estratégias de Negociação com Fornecedores:

Visão Colaborativa: enxergar o fornecedor como um aliado e selecionar parceiros estratégicos que compartilham objetivos comuns fortalece a relação e promove um ambiente de cooperação mútua.

Alinhamento Interno e Externo: garantir que a equipe interna esteja alinhada com as metas e estratégias de negociação. Além disso, estabelecendo que essas estejam em sintonia com os fornecedores ajuda na construção de relações mutuamente benéficas.

Definição de KPIs Significativos: Estabelecer indicadores-chave de desempenho claros e compartilhá-los com os fornecedores pode criar transparência e melhorar a eficiência do processo de negociação.

Problemas Comuns nas Negociações:

Sistema de Negociação: A ausência de um sistema de negociação estabelecido pode levar à ineficiência e falta de controle no processo de seleção de fornecedores.

Comunicação Deficiente: Uma comunicação insuficiente ou pouca valorização do relacionamento estabelecido com fornecedores pode prejudicar a negociação.

Planejamento de Produção: Falhas no planejamento da produção ou nas previsões de vendas podem impactar negativamente as negociações. E além disso, resultar em falta de padronização e controle.

Técnicas Eficientes na Negociação:

Alternativas e E-procurement: Manter sempre uma alternativa e utilizar ferramentas de e-procurement pode levar a melhores condições de negociação.

Construção de Rede de Parceiros: Estabelecer uma rede de parceiros confiáveis e honrar compromissos contribui para uma boa reputação e possibilidade de negociação de descontos.

Opções Múltiplas de Fornecedores: Ter diversas opções de fornecedores aprimora a posição de negociação e possibilita melhores termos de aceitação.

Objetivos Claros: Definir objetivos claros antes da negociação, como prazos e termos de pagamento, ajuda a manter a saúde financeira da empresa.

Tecnologia na Negociação: A utilização de tecnologias, como assinaturas digitais e videoconferências, pode acelerar e aumentar a segurança do processo.

Plano B: Ter um plano B diante da imprevisibilidade do setor e considerar fornecedores alternativos em caso de desafios com o fornecedor principal é uma prática recomendada.

Gerenciamento de CLM: Utilizar um sistema de Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato pode ajudar a criar prazos e agilizar o processo de negociação.

Negociação Ampliada: Não aceitar a primeira oferta e expandir contatos com outros fornecedores são estratégias essenciais para obter as melhores condições.

Gestão de Contratos

Etapas do Processo de Compras:

1. Identificação da demanda: reconhecer a necessidade de aquisição de bens ou serviços.
2. Geração de um pedido de compra: formalizar a necessidade através de um documento.
3. Registro do pedido de cotação: catalogar as solicitações enviadas aos fornecedores.
4. Seleção da melhor oferta: escolher a proposta mais vantajosa com base em critérios predefinidos.
5. Criação de uma ordem de compra: emitir um documento oficial para a aquisição.
6. Assinatura de um contrato vinculativo: formalizar a relação comercial com o fornecedor.
7. Recebimento da mercadoria ou serviço: verificar e aceitar a entrega conforme o acordado.
8. Aprovação do pagamento ao fornecedor: realizar o pagamento em conformidade com os termos contratuais.
9. Monitoramento de KPIs: acompanhar indicadores chave de desempenho para avaliar a eficácia do processo.

Gestão Estratégica de Contratos:

A gestão de contratos envolve uma abordagem estratégica que compreende técnicas, procedimentos, medidas e controles para a administração correta e eficiente de todas as variáveis envolvidas na contratação.

Esta função também abrange sobretudo, estratégias de aquisição e gestão de fornecimento, como a busca e seleção de fornecedores. Além disso abrange a capacitação e certificação de parceiros comerciais ao longo de toda a cadeia de produção.

A gestão adequada dos contratos permite o controle de contingências e riscos. Isso garante a satisfação do cliente e estabelecendo relações sustentáveis e vantajosas com os fornecedores.

Vantagens da Gestão Eficaz de Contratos:

• Estabilidade de preços: os contratos ajudam a garantir estabilidade nos preços, o que permite a criação de um orçamento mais preciso.
• Garantia de fornecimento: assegura o fornecimento em grandes quantidades, vital para a continuidade das operações da empresa.
• Redução de custos: uma gestão eficaz pode simplificar operações comerciais, melhorar a eficiência funcional e diminuir custos.
• Visibilidade de fornecedores: aumenta a visibilidade dos fornecedores, reforçando e melhorando a conformidade.
• Otimização de receitas e minimização de custos: identifica oportunidades para otimização de receitas e redução de gastos.

Conclusão sobre Otimizar o Setor de Compras

Nos próximos anos, os departamentos de compras evoluirão na escala e na velocidade da transformação disruptiva. Novos materiais substituirão os fornecimentos convencionais e a gestão de um maior mix de fornecedores traria mais desafios. Nesses cenários, a chave do sucesso de uma organização é recrutar a melhor equipe de compras. Hoje, todas as organizações devem encontrar uma grande oportunidade, reavaliando as suas atividades de aquisição e poupando custos na sua cadeia de valor.